Im innerdeutschen Geschäftsverkehr (Business-to-Business, B2B) gibt es einen neuen Standard für Abrechnungen: die elektronische Rechnung (E-Rechnung). Definiert ist sie nach der neuen Norm EN 16931 als Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Rechnungen auf Papier, aber auch solche in digitalen Formaten wie pdf, jpg, docx und ähnlich entsprechen nicht der genannten Norm, weil sie die Anforderungen an die Weiterverarbeitung nicht erfüllen.
Ab 1. Januar 2025 sind E-Rechnungen für Unternehmen oder freiberufliche Personen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz im Geschäftsverkehr verpflichtend. Den Empfang von E-Rechnungen müssen sie ab 2025 sicherstellen. Für die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung gelten Übergangsregelungen bis 2027.
Was bedeutet das für kleine journalistische oder PR-Unternehmen und für freie Journalistinnen und Journalisten? Umsatzsteuerpflichtige Kleinunternehmer sind zwar zunächst ausgenommen, aber auch sie müssen ab kommendem Jahr in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Und spätestens ab 2028 müssen auch sie Rechnungen in einer Höhe ab 250 Euro in der spezifischen digitalen Form stellen.
Zudem werden Medienhäuser und andere Auftraggeber im Geschäftsverkehr bereits auf E-Rechnung umstellen. Viele werden damit auch von ihren „kleinen“ Geschäftspartnern eine entsprechende Rechnungsstellung verlangen. Wer seine Rechnungen (bis 2028) in anderer Form (zum Beispiel als pdf) verschicken will, braucht dafür die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Theoretisch haben Freie und kleine Unternehmen zwar das Recht, ihre Rechnungen in Papierform zu verschicken, wenn ein Auftraggeber keine pdf-Format mehr akzeptiert. Allerdings könnte das die Geschäftsbeziehungen erschweren oder gar beenden. Es spricht also viel dafür, sich bald mit der Umstellung vertraut zu machen./
Eine Meldung aus JOURNAL 3/24, dem Medien- und Mitgliedermagazin des DJV-NRW, erschienen im September 2024.