Ab 2025 gilt die Regelung zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr. Das betrifft erstmal vorrangig die großen Unternehmen. Aber auch freie Journalistinnen und Journalisten beziehungsweise kleinere journalistische Unternehmen und PR-Agenturen sollten sich schon jetzt damit auseinandersetzen. Denn sie müssen künftig zumindest E-Rechnungen im definierten Datenformat empfangen und auslesen können (siehe „Der neue Standard E-Rechnung“). Dazu sind ab 1. Januar 2025 alle steuerpflichtigen Unternehmen im innerdeutschen Geschäftsverkehr verpflichtet.
Der neue Standard E-Rechnung
„Zur Zeit werden zu dem Thema Seminare für teures Geld angeboten“, beobachtet Michael Hirschler, Freienreferent des DJV. Auch wenn es sinnvoll sei, die Regelungen schon einmal im Groben zu kennen, rät er zu einem entspannten Umgang. Denn E-Rechnungen lassen sich leicht auslesen. Neben verschiedenen kostenlosen Leseprogrammen gibt es einen kostenlosen Service der Finanzverwaltung: www.erechnung.elster.de.
Die neue Regelung ab 1. Januar 2025 enthält nicht nur die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen, sondern auch die zur Ausstellung. Hier gelten Übergangsfristen: Unternehmen oder freiberufliche Personen, die mehr als 800.000 Euro jährlich umsetzen, müssen spätestens Anfang 2027 komplett auf E-Rechnung umgestellt haben. Greifen könnte das zum Beispiel für Freie, die in einer GbR oder Partnerschaft zusammenarbeiten und damit diese hohen Umsätze erreichen.
Übergangsfrist für die meisten Freien: 2028
Für die meisten Freien dauert die Übergangsfrist – wie für andere umsatzsteuerpflichtige Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800 000 Euro – ein Jahr länger. Ab 1. Januar 2028 müssen sie ihre Rechnungen in einer Höhe ab 250 Euro im spezifischen digitalen Format ausstellen.
Bis dahin sind Rechnungen per pdf oder auf Papier noch prinzipiell möglich. Allerdings kann es sein, dass Auftraggeber kleineren Agenturen und ähnlichen Unternehmen, aber auch Freien schon vorher mehr oder weniger deutlich nahelegen, für ihre Leistungen eine E-Rechnung zu erstellen. Schließlich werden viele Unternehmen und Organisationen ihre Software zeitnah anpassen und wollen dann möglichst nicht mehr mit anderen Formaten umgehen müssen.
Entsprechend spricht auch für Freie nichts dagegen, selbst schon auf E-Rechnung umzustellen, um dem Wunsch der Auftraggeber nachzukommen will oder schlicht ihre Veränderungsbereitschaft zu demonstrieren.
Die passende Software kann helfen
Wer sowieso mit einem klassischen Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramme von Buhl, Lexware und ähnlichen Anbietern arbeitet, wird mit der jeweils aktuellen Version in Zukunft E-Rechnungen sowohl empfangen als auch erstellen können.
Daneben gibt es auch kostenlose Tools, um E-Rechnungen zu generieren, teils mit, teils ohne Registrierungspflicht. Gratis-Generatoren gibt es etwa von PDF24, sevdesk oder WISO Mein Büro. Sie scheinen sich auf den ersten Blick für jene zu eignen, die wenige Rechnungen schreiben und dank Kostenüberschuss-Rechnung auch keine aufwendige Buchhaltung haben.
Aber aktuell gibt es – neben grundsätzlich eingeschränkten Funktionen – einen gravierenden Nachteil: Mit kostenfreien Tools ist die Archivierung von Rechnungen in der Regel nicht oder nur kurzfristig möglich. Um die Rechnung dauerhaft archivieren (10 Jahre sind Pflicht), muss man auf einen bezahlten Tarif updaten. Bis Freie wirklich gezwungen sind, selbst E-Rechnungen auszustellen, werden vermutlich bessere Lösungen zur Verfügung stehen.
Vielleicht kommt es auch anders
Michael Hirschler hält es im Übrigen aber für noch nicht ausgemacht, dass die E-Rechnung 2028 tatsächlich auch für kleinere Unternehmen und Freie Pflicht wird: „Das wird nur gelten, wenn die zuständigen Stellen bis dahin eine geeignete digitale Infrastruktur für die Verifizierung solcher Rechnungen eingerichtet haben.“ Seine Botschaft: „Keine Panik, das Thema betrifft die Freien im Prinzip erst 2028 und ganz bestimmt nicht jetzt.“ ||
Ein Beitrag aus JOURNAL 4/24, dem Medien- und Mitgliedermagazin des DJV-NRW, erschienen im Dezember 2024.