Viele Aufträge an Freie werden zwischen Tür und Angel erteilt: mündlich am Telefon oder kurz per Mail. Rechtlich ist das so bindend wie ein schriftlicher Vertrag und reicht im journalistischen Alltag meist aus, vor allem wenn Freie lange mit einer Redaktion oder einer Pressestelle zusammenarbeiten. Aber selbst dann kann es Missverständnisse geben. Und wie lässt sich dann nachweisen, was eigentlich vereinbart wurde?

Ungenaue Absprachen machen Probleme

Zu einem richtigen Problem wird die ungenaue, nicht fixierte Absprache bei Honorarstreitigkeiten. Solche Fälle landen in der Rechtsberatung des DJV-NRW auf dem Tisch von Justiziarin Dr. Constanze Berkenbrink. „Wenn ein Honorar nicht gezahlt wird, kann das natürlich an finanziellen Schwierigkeiten des Auftraggebers liegen. Aber es gibt auch die Fälle, in denen zum Beispiel über die Qualität eines Beitrags gestritten wird. Oder es fehlten klare Absprachen zum Honorar. Das kann die Höhe betreffen oder ob pauschal, nach Umfang oder nach geleisteten Arbeitsstunden berechnet wird. Strittig ist manchmal auch die Frage, welche Zusatzleistungen inklusive sind oder extra vergütet werden müssen.“

Ganz schwierig wird es Dr. Berkenbrink zufolge, wenn man nicht weiß, wer der Vertragspartner ist: „Viele Unternehmen bestehen heute ja aus verschiedenen Tochtergesellschaften. Dann kann unklar sein, für welche dieser Töchter die auftraggebende Person gehandelt hat.“ Im schlechtesten Fall gehen nicht nur Rechnung und Mahnung an die falsche Unternehmenstochter. Wer bei einer juristischen Auseinandersetzung das falsche Unternehmen verklagt, verliert den Prozess und muss zusätzlich die Prozesskosten tragen. „Es ist also wichtig, präzise zu wissen, wer genau den Auftrag erteilt hat.“

Wer – besonders bei neuen Auftraggebern – auf der sicheren Seite sein will, fasst mündlich oder in einem längeren Mailwechsel getroffene Absprachen noch mal schriftlich zusammen (siehe Kasten) und lässt sich das im besten Fall sogar per Mail bestätigen. Nach den Erfahrungen von Justiziarin Dr. Constanze Berkenbrink beugt das Missverständnissen vor.

Rechnungsformalitäten beachten

Falls das Honorar nicht als Gutschrift kommt, sondern eine Rechnung erfordert, gilt es einiges zu beachten – angefangen bei den vollständigen (Firmen-)Namen und Adressen der beiden Vertragsparteien. Mehrwertsteuerpflichtige müssen in der Rechnung entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nennen. Erforderlich sind auch ein Rechnungsdatum und eine fortlaufende, nur einmal

vergebene Rechnungsnummer. Außerdem müssen Zeitpunkt oder Zeitraum der erbrachten Lieferung oder Leistung sowie Art und Umfang erkennbar sein. Wenn es mehrere Beiträge oder Leistungen waren, müssen diese einzeln genannt werden, gegebenenfalls auch differenziert nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen.

Schließlich muss die Rechnung den Rechnungsbetrag gesamt netto aufführen, den anzuwendenden Umsatzsteuersatz (oder den Grund der Umsatzsteuerbefreiung) und den Steuerbetrag, der auf den Rechnungsbetrag entfällt, sowie den Rechnungsbetrag gesamt brutto. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro muss der Nettobetrag nicht genannt werden. Rechnungen sollten spätestens sechs Monate nach Leistungserbringung gestellt werden und ein Zahlungsziel enthalten.||

Ein Beitrag aus JOURNAL 2/24, dem Medien- und Mitgliedermagazin des DJV-NRW, erschienen im Juni 2024.